Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)

Eftersom det finns krav på arbetsgivaren och andra skyddsansvariga att förebygga olycksfall och ohälsa i arbetet, så leder brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet också till juridiska konsekvenser. Så hur arbetar man konkret och framgångsrikt för en bättre arbetsmiljö?

Vad menas med systematisk arbetsmiljö?

Man skulle enkelt kunna säga att det egentligen är ett annat ord för verksamhetsutveckling. Att systematiskt arbeta förebyggande mot arbetsskador, sjukdomar eller olyckor och på så vis också främja en god arbetsmiljö, genom att kontinuerligt bedriva ett antal aktiviteter. Detta är såpass viktigt att det står med i arbetsmiljölagen och är en egen föreskrift från Arbetsmiljöverket.

Vad omfattas av det systematiska arbetsmiljöarbetet?

Det finns en huvudprocess på hur man bör arbeta – det som kallas för SAM – men även stödprocesser som hör till. För att kunna tillämpa systematiskt arbetsmiljöarbete i praktiken så måste man förstå helheten; varje process för sig men också hur de samverkar. Ett exempel på stödprocess är att se till att regelbundna hälsoundersökningar utförs om man arbetar i utsatta arbetsmiljöer. Vill man ha hjälp med det systematiska arbetsmiljöarbetet så kan man anlita Avonova. Vi ser över både på vad som redan finns och vad som behövs. 

Här kan du läsa mer om vår tjänst Stöd i arbetsmiljöarbetet

Vem har arbetsmiljöansvar?

Det legala ansvaret ligger alltid hos arbetsgivaren men eftersom det är en juridisk person så behöver man dela upp uppgifterna på fysiska personer. 

Chef

Det vanliga är att man överlämnar arbetsmiljöuppgifterna till chefen, och sen kan dessa överlåtas beroende på uppbyggnad inom verksamheten. Arbetsgivaren har dock ansvaret att se till att kunskap och förmåga finns för att göra något åt dessa uppgifter på ett eller annat sätt – har man inte säkerhetsställt det måste man kunna anlita hjälp utifrån. 

Skyddsombud

Skyddsombudet i sin tur har tystnadsplikt, men inget direkt arbetsmiljöansvar. De har däremot uppgifter. Deras huvudroll är att företräda medarbetarna inför chefer, samt att hålla sig uppdaterade på arbetsmiljöområdet. De ska finnas med vid planering och genomförande av de aktiviteter som har med arbetsmiljön att göra, samt driva på cheferna så att de jobbar med det systematiska arbetet. 

Medarbetare

De anställda har ett lagstadgat ansvar att medverka i arbetsmiljöarbetet, samt att följa de rutiner som finns inom organisationen. Har företaget bestämt att du ska ha skyddshjälm ska du ha det. Arbetstagaren har dessutom ett ansvar att tala om för arbetsgivaren när de noterar risker på arbetsplatsen.

Företagshälsan och personalavdelningar har även de en stöttande del i den systematiska arbetsmiljön som en resurs för verksamheterna, exempelvis föreslå åtgärder och uppföljning.

För att det ska bli ett bra arbetsmiljöarbete i realiteten, så krävs det att alla förstår sina olika roller och arbetar mot samma mål. 

Läs vidare om skyddsombudets roll på Vad gör ett skyddsombud?

Hur genomförs det systematiska arbetsmiljöarbetet?

Arbetet kan se lite olika ut beroende på arbetsplats då det förväntas täcka upp alla aspekter av arbetsmiljön. Men för att genomföra ett systematiskt arbetsmiljöarbete så krävs det att alla är uppmärksamma och engagerar sig. Att det finns ett aktivt deltagande i att förbättra arbetsmiljön. 

Detta kan med fördel ske genom att se till att en nära dialog mellan chef och skyddsombud finns, att ta upp ämnet under medarbetarsamtal och gå på arbetsmiljöutbildningar. Men framförallt brukar man tala om en pågående process som delats in i fyra steg, också kallat “SAM-hjulet”.

De fyra SAM stegen

Huvudområdena inom det systematiska miljöarbetet (SAM) är att undersöka – riskbedöma – åtgärda – följa upp. Visuellt brukar man låta ett hjul eller ett pussel representera processen. Saknas en bit så blir hela arbetet haltande. Man kan bedriva vissa rutiner och stödpolicies men förutsättningen för ett framgångsrikt systematiskt arbetsmiljöarbete är att alla fyra delar tillämpas.  

1. Undersök arbetsmiljön

Som ett första steg behöver man ta reda på vilka problem som finns i arbetsmiljön. Kartlägg dem och skapa rutiner där risker regelbundet ses över, bland annat genom  skyddsrond, arbetsplatsträffar, utvecklingssamtal och medarbetarenkäter.

2. Riskbedöm

När riskerna har identifieras så bör de också utvärderas i relation till hur stora de anses vara, hur ofta de kan tänkas ske samt hur stor skadan kan bli. Här kan du få hjälp i arbetet genom att använda vår riskbedömningsmall, och tips på hur du bäst går tillväga kan du hitta genom att klicka på hur gör man en riskbedömning?

3. Genomför åtgärder  

Åtgärderna som ni beslutar att införa är beroende på vilka risker det handlar om. I vissa fall kan det tänkas att man måste försöka planera in mer tid för vila, eller att dela upp arbete på fler personer. I andra fall kan det vara mer konkreta saker som att byta ut farliga ämnen eller utbilda personalen inom ett visst område.  

4. Följ upp

En gång per år är arbetsgivaren skyldig att följa upp att man bedriver det systematiska arbetsmiljöarbetet. Processen ska givetvis utvecklas när det behövs, och vara en naturlig del av verksamheten. Det är viktigt att man i detta skede inte bara kollar om arbetet ser ut att ha utförts, utan om det som gjorts faktiskt har förhindrat risken och åtgärdat problemet. Många gånger kommer man se att åtgärderna inte har räckt till, eller att det inte satts in överhuvudtaget. 

På Avonova kan vi bland annat hjälpa dig att ta fram:

• Ledningssystem 

• Policy och styrande dokument

• Årsplanering via SAM-hjulet med rutiner kring arbetsmiljökommitté, skyddsronder, riskbedömningar, arbetsmiljökartläggningar

• Bevakning av aktuell lagstiftning för till exempel mätningar och hälsoundersökningar

• Kemikaliehanteringssystem

• Erbjudande av utbildningar för att uppfylla lagkrav och ge kunskap för att upprätthålla det systematiska arbetsmiljöarbetet

• Revision/årlig uppföljning

Systematisk arbetsmiljö och hybridarbete

Att arbeta hemifrån har blivit allt vanligare då olika typer av hybridarbete förekommer i dagens samhälle. Många organisationer har valt att sätta ner foten genom att implementera regelverk för individuella arbetsförhållanden, och åsikterna skiljer sig vilt då de flesta medarbetare inom samma organisation har olika förutsättningar. 

Det viktigaste är att man är tydlig och konsekvent. Antingen låter man det vara förhandlingsbart eller så är det inte det. Det finns en stor risk att otydlighet lämnar mer rum för konflikter. Den interna kommunikationen är helt enkelt central för en god arbetsmiljö. 

Vad gäller lagar och regler på ämnet så ser det likadant ut för distansarbete som på en fysisk arbetsplats. Det finns ännu inte tillräckligt med kunskap, erfarenhet och praxis för att tillämpa det systematiska arbetsmiljöarbetet hemifrån. 

5 tips för de som jobbar hemifrån

1. Se till att ni är överens om vad som gäller, exempelvis för digitala möten och avstämningar

2. Ha en fast arbetsplats i den mån det är möjligt, lägg lite extra krut på belysning, samt hur du sitter och ljudmiljön 

3. Sätt rutiner och följ arbetstider, för att undvika känslan av att alltid vara på jobbet

4. Var beredd på att kommunicera mera, ring om du är osäker på hur något uppfattats i text

5. Håll kontakt med dina kollegor – boka kanske in en extra video-AW eller liknande

I framtiden kommer medarbetare troligtvis behöva mer kunskap för att själva kunna identifiera vad som är en bra arbetsmiljö och inte. Med otydliga gränser för privatliv och arbetsliv så kan det komma att krävas mer stöd. Det kan vara så att man har de objektiva förutsättningarna och verktygen för att sitta hemma, men inte kunskapen som krävs för att utföra arbetsuppgifterna på bäst sätt. Här behöver man bli bättre på självledarskap för att kunna undersöka – riskbedöma – åtgärda – följa upp för sin egen del.