När vi pratar om varandra i stället för med varandra – så påverkar snacket bakom ryggen arbetsmiljön

Problemet uppstår när det stannar där.

I ett avsnitt av Avonova Norges poddserie Gjør det snakkbart samtalar Per Henrik Stenstrøm, norsk författare och föreläsare, och Tor Erik Danielsen, chef inom arbetsmedicin på Avonova. Stenstrøm har i många år föreläst om relationer på jobbet och har nyligen skrivit en bok om att prata bakom ryggen på kollegor.

Även om samtalet utgår från norska förhållanden känner svenska arbetsgivare igen frågorna. Konflikter, otrygghet och dålig stämning i arbetsgruppen är vanliga skäl till att företagshälsovården kopplas in. Och de börjar ofta i det lilla: i hur vi pratar om varandra när den det gäller inte är där.

En av de viktigaste insikterna från samtalet är enkel, men lätt att glömma:

Det är alltså inte frustrationen som är problemet, utan vart den tar vägen.

Det händer på nästan alla arbetsplatser

Innan Stenstrøm besöker en arbetsplats går han bland annat igenom sjukfrånvaron och medarbetarundersökningarna. I många av samtalen tar kunden själv upp samma sak: det pratas mycket om folk bakom deras rygg.

– Jag har aldrig varit på en arbetsplats där det inte förekommer. Den som påstår det är lite naiv. Det är som när en rektor säger att det inte finns någon mobbning på skolan, säger han.

Det finns också något socialt i det. När en kollega berättar något i förtroende känns det som att man kommer varandra nära, och det ligger nära till hands att dela med sig av en egen historia. Plötsligt har två personer samma bild av någon som inte är där.

Stenstrøm menar att beteendet sitter djupt. Människor har alltid behövt veta vem i gruppen man kan lita på.

– I dag dör man inte av det. Men man kan bli sjukskriven om man utsätts för det.

Var går gränsen?

Stenstrøm har en enkel tumregel. Det blir problem när man säger något negativt om en person som inte är där, och inte skulle ha sagt det på samma sätt om personen hade suttit med.

Att få ur sig sin frustration efter ett jobbigt möte är inget problem. Ofta är det så man förstår vad man egentligen reagerade på. Men det är skillnad på att säga:

”Jag blev frustrerad på mötet. Det kändes som att ingen lyssnade på mitt förslag.”

och:

”Hon lyssnar aldrig på någon. Det är alltid så här.”

Det första handlar om vad som hände och hur man upplevde det. Det andra handlar om vem personen är.

Det blir ett problem när samtalet aldrig leder någonstans. Samma klagomål kommer tillbaka efter varje möte, och snart handlar det mer om personen än om det som hände. Stenstrøm beskriver hur man till slut nästan hoppas att det ska hända igen, så att det finns mer att prata om.

Ibland blir det en vana. Man tar inte med sig fikabröd utan en ny historia. Och den som letar efter fel hittar alltid något.

Därför behöver den som lyssnar kunna säga stopp:

– Någon gång måste kollegan kunna säga: nu har du fått säga ditt. Om du inte vill göra något åt det får vi släppa det.

Den som lyssnar påverkar också

Du kanske aldrig börjar själv. Men du sitter kvar, nickar och skrattar. Stenstrøm använder ett norskt ord för det: baklytting, ungefär att lyssna på när andra pratar bakom någons rygg.

Hur stämningen blir på en arbetsplats beror inte bara på den som pratar, utan också på hur de andra reagerar.

Ibland låter det som omtanke. En erfaren kollega tar med den nyanställda på en fika för att ”förvarna” om hur en viss kollega är. Det verkar hjälpsamt, men den som är ny på arbetsplatsen får aldrig möjlighet att bilda sig en egen uppfattning.

Du behöver inte bli moralpolis för att bryta mönstret. Ofta räcker en fråga:

”Har ni sagt det här till henne?”

Då handlar samtalet inte längre om personen, utan om vad man kan göra åt situationen.

När det är du som pratas om

De flesta har varit med om det. Du kliver in i fikarummet, det blir tyst och någon säger lite för snabbt: ”Men resan var i alla fall trevlig.” Du förstår direkt vad de pratade om.

Stenstrøm fick själv höra via en annan person att en chef hade sagt nedsättande saker om honom tidigt i karriären. Trettio år senare blir han fortfarande upprörd när han tänker på det.

Det naturliga är att vilja ta reda på vad som sades och vem som sa det. Stenstrøm avråder från att börja leka detektiv. Prata i stället med någon du litar på och fråga rakt ut:

”Jag känner mig lite orolig. Är det något jag borde veta?”

Om det påverkar ditt arbete eller hur du mår bör du ta frågan vidare, till din chef, till skyddsombudet eller till facket.

Mötet efter mötet är en signal

Ett av de tydligaste tecknen är när den riktiga diskussionen börjar först när mötet är slut. Då är det värt att fråga sig varför.

Är det svårt att säga vad man tycker när alla är med? Har det gått dåligt de gånger någon har sagt ifrån? Finns det konflikter som ingen har tagit tag i?

Då handlar det inte längre om enskilda personer. Det säger något om hur arbetsplatsen fungerar.

Tor Erik Danielsen ser det som ett tecken på att något inte står rätt till i arbetskulturen. Inom företagshälsovården beskrivs det sällan som att folk pratar bakom ryggen på varandra. Där talar man i stället om konflikter, en dålig social arbetsmiljö eller lågt engagemang.

När snack bakom ryggen blir ett arbetsmiljöproblem

Att prata om någon bakom ryggen är inte automatiskt kränkande särbehandling. Men Danielsen påpekar att det ofta handlar om makt. Det kan vara ett sätt att hantera osäkerhet eller att stärka sin egen ställning. När det sker systematiskt och används för att frysa ut någon kan det utvecklas till mobbning.

Han berättar att Avonovas medarbetarundersökningar i Norge visar ett tydligt mönster. När snacket går så långt att det upplevs som mobbning drabbas hela arbetsgruppen, inte bara den det handlar om. Han ser också en ökad risk för att folk slutar, för ökad sjukfrånvaro och att arbetet blir lidande.

Även i Sverige är kränkande särbehandling ett arbetsmiljöproblem. I Arbetsmiljöverkets undersökning uppger 18 procent av de sysselsatta att de har utsatts för kränkande särbehandling under det senaste året. Det kan handla om handlingar från chefer, kollegor eller andra, exempelvis kunder och patienter. Bland unga kvinnor är andelen ännu högre.

Källa: Arbetsmiljöverket, Arbetsmiljön 2024, Arbetsmiljöstatistik Rapport 2025:01.

Siffran mäter inte snack bakom ryggen. Men den visar att det handlar om fler än några enstaka personer, och det är ofta i vardagens små beteenden som mönstren får fäste.

Enligt Arbetsmiljöverkets regler om organisatorisk och social arbetsmiljö ska arbetsgivaren förebygga kränkande särbehandling, göra klart att det inte accepteras och ha rutiner för vad som händer när det ändå inträffar. Chefer ska också ha kunskap om hur kränkande särbehandling förebyggs och hanteras.

Det betyder inte att chefen ska lyssna av fikarummet. En enstaka sur kommentar är något annat än ett mönster där någon hamnar utanför gemenskapen. Men ett mönster måste tas på allvar.

Många tänker förstås på den kollegan där man redan har försökt allt. Stenstrøm håller med om att sådana fall finns, men tycker inte att de ska användas som ursäkt. Börja med det vardagliga i stället för att leta efter undantagen.

Cheferna måste gå före

Både Stenstrøm och Danielsen menar att förändringen måste börja med cheferna. Stenstrøm ställer det numera som villkor när han håller workshoppar: arbetet börjar i ledningsgruppen.

– Jag har varit chef i 25 år och trodde länge att jag inte höll på med det. Jag skulle aldrig prata illa om mina medarbetare, jag pratade ju bara om andra chefer. Men det är precis samma sak.

Chefer är förebilder. Om chefen aldrig reagerar när någon pratar nedlåtande om en kollega riskerar beteendet att normaliseras, oavsett vad som står i värdegrunden.

Stenstrøm nämner den norska handelskoncernen Reitan Retail, där en av värderingarna är att man pratar med varandra och inte om varandra. Ledningens skäl är affärsmässigt: tid som läggs på skvaller och intriger går från det egentliga arbetet.

Det betyder inte att ingen får vara irriterad eller kritisk. Det behövs mer ärlig återkoppling, inte mindre, men den ska ges till rätt person. Och det är svårare än det låter. Alla säger att de vill ha ärlig feedback, tills de får den.

Ansvaret är inte bara chefens

Det är lätt att lägga hela ansvaret på ledningen. Stenstrøm håller inte med. Den som skyller på stress, otydliga beslut och bristande ledarskap för att rättfärdiga sitt eget skvaller frånsäger sig en del av sitt ansvar, menar han.

Chefen behöver ta initiativet och skapa förutsättningar för att det ska gå att säga saker öppet. Men alla i gruppen påverkar stämningen, både genom vad de säger och hur de reagerar när andra pratar.

Stenstrøm arbetar i tre steg. Först tittar var och en på sig själv: När pratar jag om andra, och hur säger jag ifrån? Sedan tittar gruppen på hur ni pratar med varandra. Till sist kommer ni överens om några gemensamma spelregler.

Tre verktyg som han har sett fungera:

1. En personlig manual.

   Vad motiverar mig? Vad gör mig arg? Hur vill jag att man pratar med mig?

2. En överenskommelse på prov.

   Gruppen kommer överens om att under tre månader avstå från att prata om varandra bakom ryggen. Det låter barnsligt, men det gör det lättare att säga ifrån utan att verka besserwisser. Ingen ska skvallra till chefen. Man säger bara till.

3. Ett bollplank.

   En kollega som du kan prata av dig med och som hjälper dig att ta upp frågan med den det gäller.

Ni behöver inte heller kalla det ett projekt mot skvaller. På vissa arbetsplatser fungerar det bättre att prata om kommunikation, feedback och samarbete. Andra föredrar att säga som det är.

Vad betyder det här för svenska arbetsgivare?

För svenska chefer, HR-funktioner och arbetsmiljöansvariga finns flera tydliga lärdomar från samtalet.

För det första är snacket bakom ryggen ofta ett symtom, inte grundproblemet. Det kan vara ett tecken på konflikter som inte har hanterats, otydliga roller eller en kultur där det känns riskabelt att säga ifrån. Därför är det mer användbart att fråga varför det sker än vem som gör det.

För det andra behöver arbetet börja i ledningsgruppen. Hur cheferna pratar om medarbetare, kollegor och andra avdelningar sätter ribban för resten av organisationen.

För det tredje handlar det inte om mindre återkoppling, utan om mer, ärligare och till rätt person. Ett förbud mot att prata om varandra riskerar att göra människor försiktigare, utan att förbättra samtalen

För det fjärde hör frågan hemma i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Snack bakom ryggen är inte samma sak som kränkande särbehandling, men det kan vara där det börjar. Ju tidigare mönstret uppmärksammas, desto lättare är det att bryta.

Fem frågor att ställa i er arbetsgrupp

1. Säger vi det vi behöver säga till den det gäller? Om inte, varför?

2. Vad händer när någon säger ifrån? Lyssnar vi, eller går vi i försvar?

3. Har vi många ”möten efter mötet”?

4. Vad gör vi när någon börjar prata illa om en kollega?

5. Gör vi själva som vi säger?

Från att prata om till att prata med

Det kommer alltid att pratas om kollegor som inte är där. Det kan ske med värme, med respekt eller helt neutralt. Målet är inte tystnad i fikarummet.

Målet är att det som behöver sägas når den det gäller.

Nästa gång en kollega kommer och vill få ur sig något om någon, kan du ställa Stenstrøms fråga:

”Har du sagt det till den det gäller?”

Och om svaret är nej:

”Vill du att jag hjälper dig med det?”

Avonova stöttar arbetsgivare i arbetet med den sociala arbetsmiljön

Avonova hjälper arbetsgivare att arbeta förebyggande med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det kan handla om att kartlägga arbetsmiljön, stötta chefer i svåra samtal, hantera konflikter som har låst sig eller utveckla rutiner mot kränkande särbehandling.

När kulturen fungerar blir det lättare att säga saker öppet. Då kan mer av energin läggas på arbetet i stället för på skvaller och konflikter.

🎧 Lyssna på hela samtalet med Per Henrik Stenstrøm och Tor Erik Danielsen i Gjør det snakkbart: Spotify | Apple Podcasts